Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi. Atau arsip yang masih sering dipergunakan oleh pimpinan, dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
Terkadang kita bingung, melihat arsip yang bercampur menjadi satu. Padahal arsip itu masih baru, arsip tahun 2017 misalnya.
Lalu apa yang harus kita lakukan, padahal kantor kita mau ada penilaian?
Ada cara yang sangat praktis, untuk menata arsip seperti ini. Karena waktu yang sudah mendesak, arsip harus segera dirapikan.
Berikut langkah-langkah praktis menangani arsip aktif :
Pertama, kumpulkan semua arsip yang ada di tempat yang agak luas.
Kedua, pilah arsip berdasarkan tahun.
Ketiga, pilah arsip berdasarkan klasifikasinya. Misalnya arsip pendidikan dan pengajaran (PP); arsip kemahasiswaan (KM), arsip kepegawaian (KP) dan seterusnya.
Keempat, pilah arsip yang sudah diklasifikai tadi berdasarkan bulan misalnya arsip pendidikan dan pengajaran bulan Januari, Februari, Maret dan seterusnya.
Kelima, urutkan arsip per bulan tadi berdasarkan tanggal dibuatnya arsip tersebut.
Keenam , inputlah data arsip tadi ke dalam komputer dengan program excel. Beri judul daftar isi berkas, yang berisi tentang nomor urut, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip (jumlah lembaran arsip), dan lokasi simpan.
Ketujuh, ikatlah arsip tadi dengan tali pengikat arsip, terbuat dari kertas karton.
Kedelapan, masukkan arsip yang sudah diikat tadi ke dalam folder , dan tulis kode klasifikasi dan bulan arsip tersebut.
Kesembilan, simpan arsip tadi kedalam map gantung dan letakkan ke dalam filling cabinet
Demikian, langkah praktis penanganan arsip aktif , semoga bisa menjadi inspirasi dalam penanganan arsip aktif.
Tetapi kalau waktu pengolahannya cukup, sebaiknya dalam pengklasifikasian lebih mendetail. Misalnya :
PP Pendidikan Pengajaran
PP.01. Penerimaan Mahasiswa Baru
PP.01.01. Daya Tampung Mahasiswa Baru
Jadi dalam memberkaskan arsip bisa lebih detail permasalahannya.
Selamat Berkarya,
Menata Arsip, Menata Informasi
Bogor, 15 Desember 2017
Tidak ada komentar:
Posting Komentar