PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi. Atau arsip yang masih sering dipergunakan oleh pimpinan, dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

Terkadang kita bingung, melihat arsip yang bercampur menjadi satu. Padahal arsip itu masih baru, arsip tahun 2017 misalnya.

Lalu apa yang harus kita lakukan, padahal kantor kita mau ada penilaian?

Ada cara yang sangat praktis, untuk menata arsip seperti ini. Karena waktu yang sudah mendesak, arsip harus segera dirapikan.

Berikut langkah-langkah praktis menangani arsip aktif :

Pertama, kumpulkan semua arsip yang ada di tempat yang agak luas.

Kedua, pilah arsip berdasarkan tahun.

Ketiga, pilah arsip berdasarkan klasifikasinya. Misalnya arsip pendidikan dan pengajaran (PP); arsip kemahasiswaan (KM), arsip kepegawaian (KP) dan seterusnya.

Keempat, pilah arsip yang sudah diklasifikai tadi berdasarkan bulan  misalnya arsip pendidikan dan pengajaran bulan Januari, Februari, Maret dan seterusnya.

Kelima, urutkan arsip per bulan tadi berdasarkan tanggal dibuatnya arsip tersebut.

Keenam , inputlah data arsip tadi ke dalam komputer dengan program excel. Beri judul daftar isi berkas, yang berisi tentang nomor urut, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip (jumlah lembaran arsip), dan lokasi simpan.

Ketujuh, ikatlah arsip tadi dengan tali pengikat arsip, terbuat dari kertas karton.

Kedelapan, masukkan arsip yang sudah diikat tadi ke dalam folder , dan tulis kode klasifikasi dan bulan arsip tersebut.

Kesembilan, simpan arsip tadi kedalam map gantung dan letakkan ke dalam filling cabinet

Demikian, langkah praktis penanganan arsip aktif , semoga bisa menjadi inspirasi dalam penanganan arsip aktif.

Tetapi kalau waktu pengolahannya cukup, sebaiknya dalam pengklasifikasian lebih mendetail. Misalnya :

PP Pendidikan Pengajaran

PP.01. Penerimaan Mahasiswa Baru

PP.01.01. Daya Tampung Mahasiswa Baru

Jadi dalam memberkaskan arsip bisa lebih detail permasalahannya.

Selamat Berkarya,

Menata Arsip, Menata Informasi

Bogor, 15 Desember 2017

SEKILAS TENTANG ARSIP PRIBADI

          Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Sekilas kita mendengar kata arsip, maka yang terbayang di fikiran kita pasti kertas-kertas yang tak terpakai dan menumpuk di sudut ruangan atau di gudang.

          Yah...memang begitulah arsip jika tidak kita kelola dengan baik. Arsip akan menggunung seperti sampah, bahkan arsip akan kotor, berbau dan rusak. Karena arsip yang tidak dikelola dengan baik dan menumpuk di gudang, akan menjadi sarang tikus.

          Tetapi berbeda keadaannya, jika kita mengetahui bahwa arsip itu adalah sesuatu yang berharga. Arsip adalah jembatan masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang, maka perlakuan kita terhadap arsip akan berubah. Arsip adalah aset yang sangat berharga, karena dengan arsip kita bisa mempelajari peristiwa yang terjadi di masa lampau. Kita bisa mempelajari sejarah, bahkan pelajaran yang sangat berharga untuk langkah kita mendatang.

          Dalam kehidupan kita sehari-hari sebenarnya tidak pernah lepas dari arsip. Dari manusia lahir sampai dengan tutup usia. Marilah kita uraikan satu persatu bukti adanya arsip disekitar kita. Pada saat ada bayi lahir baik di bidan  ataupun di dokter kandungan, maka pasti bidan atau dokter kandungan tersebut akan mengeluarkan surat bukti kelahiran, kemudian dengan surat bukti kelahiran itu orangtua bayi akan mengurus ke kantor kecamatan untuk membuat akta kelahiran. Akta kelahiran ini merupakan arsip vital, arsip yang sangat penting, karena untuk pendaftaran sekolah anak dari Taman Kanak-Kanak hingga Sekolah Menengah Atas harus melampirkan fotocopy akta kelahiran.

          Setelah anak lulus sekolah, pasti sekolah akan mengeluarkan Ijazah. Ijazah ini juga arsip vital, karena ijazah ini diperlukan untuk melanjutkan sekolah ke jenjang yang lebih tinggi, maupun pada saat mencari pekerjaan.

          Setelah dewasa, maka anak akan mencari Kartu Tanda Penduduk. Kartu Tanda Penduduk ini juga merupakan arsip. Kemudian setelah anak lulus sekolah, dan mendapat pekerjaan dia akan menikah. Dengan adanya pernikahan maka dari Kantor Urusan Agama akan mengeluarkan surat nikah. Surat nikah ini juga arsip vital, karena untuk mengurus akta kelahiran anaknya nanti harus melampirkan fotocopy surat nikah. Kemudian setelah menikah, pasti akan membuat Kartu Keluarga. Kartu Keluarga juga merupakan arsip vital, arsip yang sangat penting, karena untuk mengurus segala sesuatu pasti menggunakan Kartu Keluarga. Sampai suatu saat manusia akan meninggalpun masih memerlukan arsip yaitu surat kematian untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan almarhum.

          Demikian tadi sekilas arsip yang selalu ada disekitar kita. Dengan memahami bahwa arsip itu sangat penting, maka kita tidak akan menyia-nyiakan arsip begitu saja. Dengan sadar arti pentingnya arsip, maka kita akan merawat arsip dengan baik dan benar, kita simpan ditempat yang mudah terjangkau dan aman tentunya, yaitu di dalam almari di rumah kita.