Dalam pengelolaan arsip, setelah arsip disimpan, maka ada kemungkinan arsip tersebut dipinjam oleh orang lain. Baik orang dalam lingkungan institusi sendiri atau dari luar institusi. Untuk menjaga keamaan arsip tersebut, maka harus ada buku peminjaman arsip. Fungsinya untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip, arsip apa yang dipinjam, sampai kapan arsip dipinjam dan kapan dikembalikan. Tetapi sebenarnya arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang, peminjam harus mendapat ijin dulu di bagian pelayanan arsip. Peminjam harus mengisi formulir peminjaman terlebih dahulu, dan menjelaskan untuk apa arsip tersebut dipinjam. Dan tidak semua arsip boleh dipinjam, karena arsip itu mempunyai tingkatan, yaitu biasa, rahasia, dan sangat rahasia. Yang boleh dipinjamkan adalah arsip yang memiliki tingkatan biasa. Berbeda dengan perpustakaan, buku boleh dipinjam oleh siapa saja, asal peminjam menghubungi bagian layanan perpustakaan.
Pada saat arsip dipinjam, maka sebagai pengganti arsip tersebut harus dibuat out indicator. Kalau yang dipinjam hanya satu lembar arsip, maka menggunakan out sheet. Kalau yang dipinjam satu berkas, maka menggunakan out guide. Kalau yang dipinjam satu boks, maka menggunakan out indicator dalam bentuk boks. Selain out indicator, maka harus dibuat formulir, yang berisi tentang tanggal peminjaman, siapa yang meminjam, arsip apa yang dipinjam, dan kapan dikembalikan. Untuk lebih jelasnya lihat gambar di bawah ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar